En Suisse, les entreprises accordent de plus en plus d’importance à l’expérience collaborateur et à l’optimisation de leurs processus internes. Dans ce contexte, la gestion des notes de frais et des allocations budgétaires représente un enjeu souvent sous-estimé, mais crucial.
Ces tâches, parfois perçues comme secondaires, mobilisent pourtant énormément de temps et de ressources. Selon des estimations issues du marché suisse, un collaborateur passe en moyenne 20 minutes par note de frais. Si l’on multiplie ce chiffre par des dizaines voire des centaines d’employés, ce sont alors plusieurs centaines d’heures chaque mois qui sont consacrées à des tâches administratives chronophages et répétitives.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles gagner en efficacité sans sacrifier la rigueur ni la transparence ? Comment alléger la charge des services RH, comptables ou administratifs tout en améliorant l’expérience des salariés ? C’est à ces questions que cet article entend répondre.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document utilisé par les salariés pour se faire rembourser des dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de leur activité. Elle peut par exemple concerner un repas avec un client, un billet de train pour une réunion à Zurich, un hébergement à l’hôtel, ou encore des frais de stationnement.
Pour être validée, la note de frais doit généralement comporter :
– Un justificatif (ticket de caisse, facture)
– La date de la dépense
– Le montant exact
– Le motif ou la nature de la dépense
– Une mention du projet ou de la mission liée
Elle est ensuite transmise au département compétent – souvent les RH, la comptabilité ou un service administratif – qui la vérifie avant de procéder au remboursement.
Pourquoi la gestion des frais est-elle un défi pour les entreprises ?
1. Des tâches manuelles et chronophages
Même en 2025, beaucoup d’entreprises gèrent encore leurs notes de frais via des fichiers Excel, des emails et des documents papier. Ce mode de fonctionnement est non seulement fastidieux, mais aussi source d’erreurs.
À titre d’exemple, une entreprise de 100 collaborateurs, chacun émettant 10 notes de frais par mois, mobilise environ 330 heures de traitement mensuel (100 x 10 x 20 minutes). Ce temps pourrait pourtant être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse de la performance ou le développement des talents.
2. Des risques d’erreurs et de fraudes
Les erreurs sont fréquentes : montant incorrect, TVA mal appliquée, justificatif manquant, mauvaise catégorie de dépense, doublons… Ces erreurs peuvent ralentir les remboursements, générer des tensions et parfois même provoquer des litiges internes.
La fraude reste aussi une réalité. Selon une étude de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 5 % des salariés admettent avoir déjà gonflé ou falsifié une note de frais. Même si cela semble marginal, cela représente des pertes importantes pour les entreprises à l’échelle de l’année.
3. Une mauvaise expérience pour les collaborateurs
Du point de vue du salarié, faire une note de frais est rarement une tâche plaisante. Il faut d’abord rassembler tous les justificatifs de dépenses — tickets de caisse, factures parfois égarées — puis remplir un formulaire, souvent long et peu intuitif, en indiquant les montants, les dates, les catégories de dépenses, voire les projets concernés.
Ensuite vient le temps de l’attente : l’approbation par la hiérarchie ou par l’équipe administrative peut prendre plusieurs jours, voire plus. Et si une pièce est manquante ou si une erreur s’est glissée, il faudra alors répondre à des demandes de correction, voire relancer pour obtenir le remboursement.
Ce processus, répétitif et peu valorisant, devient rapidement une source de frustration et de lassitude, surtout si les remboursements sont retardés ou si l’on a l’impression de perdre du temps sur une tâche sans réelle valeur ajoutée.
4. Un manque de visibilité pour les managers
Quand les frais sont traités manuellement, il est difficile pour les responsables RH, financiers ou administratifs de disposer d’une vue d’ensemble claire, précise et en temps réel. Il faut en effet souvent compiler des tableaux, recouper des informations issues de différentes sources, ou analyser des justificatifs ligne par ligne pour obtenir un semblant de lisibilité.
Dans ces conditions, répondre à des questions simples comme : Quels sont les postes les plus coûteux ? Quels collaborateurs dépassent régulièrement leur budget ? Quelles dépenses pourraient être réduites ou mieux encadrées ? devient une tâche longue et complexe. Or, ces informations sont essentielles pour piloter efficacement les politiques internes, maîtriser les coûts et orienter les décisions stratégiques.
Sans outils adaptés pour centraliser, analyser et visualiser ces données, il est ainsi presque impossible de répondre rapidement, voire tout court, à ces questions cruciales pour l’entreprise.
Les différents types d’allocations budgétaires proposées aux collaborateurs
Au-delà des simples remboursements professionnels, de plus en plus d’entreprises suisses proposent des budgets flexibles à leurs collaborateurs. Ces enveloppes sont pensées comme des avantages en nature, visant à améliorer le bien-être, l’engagement et la fidélité des salariés.
Voici quelques exemples fréquents :
● Budget repas
Il peut s’agir d’un montant mensuel pour financer des repas, que ce soit au restaurant, en livraison ou à la cafétéria d’entreprise.
● Budget mobilité / e-mobilité
Ce budget soutient les déplacements durables : abonnements de transports publics, location de vélos électriques, participation à un leasing de voiture hybride, etc.
● Budget sport et santé
Il couvre notamment les frais d’abonnement à une salle de sport, de cours de yoga, de séances de kiné ou d’achats de matériel de sport (tapis, haltères, etc.).
● Budget culture et loisirs
Billets de concerts, abonnements de cinéma, ateliers créatifs, cours de musique ou de théâtre… Ces dépenses participent à l’équilibre personnel des collaborateurs.
● Budget parentalité ou bien-être
Certaines entreprises vont jusqu’à proposer un budget pour les frais de garde d’enfants, de soutien scolaire ou de services à domicile par exemple.
Tous ces budgets, bien qu’appréciés, nécessitent un suivi administratif rigoureux. Sans outil dédié, leur gestion devient alors vite un casse-tête.
Qui gère les notes de frais et comment ?
Dans la plupart des entreprises suisses, ce sont les services RH, comptabilité ou finance qui prennent en charge le traitement des notes de frais. Leur rôle consiste à :
– Vérifier la présence et la conformité des justificatifs
– Contrôler que la dépense respecte les règles internes (plafonds, catégories autorisées…)
– Valider ou refuser les remboursements
– Intégrer les dépenses dans la comptabilité
Ce processus implique des allers-retours avec les collaborateurs, une attention constante et un risque d’erreur à chaque étape. Cela mobilise alors du temps, de la concentration et des ressources humaines… souvent au détriment d’activités plus stratégiques.
L’automatisation, une solution efficace
À l’heure de la transformation digitale, de nombreuses entreprises choisissent d’automatiser la gestion de leurs frais professionnels et de leurs allocations budgétaires. Cette démarche vise trois objectifs :
1. Gagner du temps
Les collaborateurs peuvent scanner leur ticket depuis une application mobile. Les informations sont extraites automatiquement grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Plus besoin de saisie manuelle : tout est instantané et fiable.
2. Réduire les erreurs
L’outil applique automatiquement les règles internes (plafonds, catégories, délais, etc.). En cas d’erreur ou de dépassement, une alerte est générée. Cela évite les conflits et garantit une conformité systématique.
3. Offrir une meilleure expérience
L’équipe traite les demandes plus rapidement. Les collaborateurs disposent d’un tableau de bord pour suivre l’état de leurs remboursements ou soldes de budgets. C’est plus simple, plus transparent, plus motivant.
Swibeco, un allié pour simplifier la gestion des frais et des budgets
Swibeco propose une solution digitale tout-en-un pour centraliser la gestion des avantages collaborateurs, y compris les allocations budgétaires et les remboursements de frais. Cette plateforme permet ainsi :
– Une automatisation complète du traitement des demandes
– Un suivi en temps réel des dépenses par catégorie, par collaborateur ou par service
– Des règles configurables pour s’adapter à chaque entreprise
– Une interface intuitive pour les salariés comme pour les gestionnaires
– Une réduction des coûts administratifs liés au traitement des frais
Avec Swibeco, les entreprises peuvent alléger la charge des services internes tout en valorisant leurs politiques RH. Ce moyen concret permet alors d’associer gain de productivité, bien-être salarié et maîtrise budgétaire.
Gagner en efficience opérationnelle en éliminant les notes de frais
La gestion des notes de frais et des allocations budgétaires est souvent considérée comme une tâche mineure. Pourtant, elle mobilise un temps et des ressources précieuses dans les entreprises suisses. Entre saisies manuelles, risques d’erreurs, manque de visibilité et insatisfaction des collaborateurs, les limites du système traditionnel sont aujourd’hui bien connues.
L’automatisation de ces processus permet non seulement de gagner en efficience, mais aussi de renforcer la confiance, la transparence et la qualité de vie au travail. Grâce à des solutions comme Swibeco, il est désormais possible de gérer les budgets et les frais de manière simple, rapide, et conforme, tout en recentrant les collaborateurs sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
