6 stratégies pour finir ta to-do-list dans les temps

L’heure tourne, la pile de dossiers sur ton bureau ne diminue pas et tu n’as même pas le temps de prendre de pause… C’est le scénario catastrophe dont tu te serais bien passé, mais qu’on a tous vécu à un moment ou un autre. En fait, 89% des employés ne parviennent pas à boucler leur planning quotidien et ne réalisent que la moitié des tâches prévues. Mais pas de panique: voici 6 astuces pour améliorer ta productivité et ton organisation au travail.

Prioriser les tâches à fort rendement

Tout d’abord, un peu de mathématiques: selon la loi de Pareto, seulement 20% du travail effectué conduit à 80% des résultats recherchés. C’est dire à quel point il est crucial de bien cibler les tâches à réaliser chaque jour. À toi de privilégier celles qui te paraissent les plus importantes et les plus fructueuses en matière d’efficacité employé. En tête de liste, place évidemment les travaux urgents qui ne peuvent plus être repoussés. Mais bloque aussi du temps pour les dossiers importants les moins chronophages, qui te procureront le sentiment d’accomplissement dont rêvent tous les salariés en fin de journée. La petite astuce qui fait la différence? Pense à toujours garder une plage horaire pour les imprévus qui peuvent venir déséquilibrer le planning même le mieux ficelé.

Prévoir une somme de travail raisonnable

D’après le psychologue Roy Baumeister, une même personne est confrontée à environ 150 tâches à faire quotidiennement. Soyons réaliste: c’est un défi impossible à surmonter au bureau comme en télétravail, même pour ceux qui affichent l’engagement le plus inébranlable. La preuve par les chiffres: selon une étude menée par iDoneThis, spécialiste en productivité, 41% des tâches de notre to-do-list ne sont pas achevées dans les temps impartis. C’est là qu’entre en jeu le principe du 1-3-5, destiné à te fixer des objectifs atteignables. Ton planning doit comporter une tâche principale exigeant beaucoup de temps, ainsi que 3 tâches basiques moins chronophages et 5 tâches rapides non prioritaires. Cela équivaut à ce qu’un seul employé est vraiment capable d’accomplir pendant sa journée de travail.

Utiliser un planificateur de tâches

Même pour ceux qui bénéficient du télétravail, les agendas numériques simplifient grandement la gestion quotidienne de son emploi du temps. De Google Keep à Evernote ou Todoist, ils permettent de recenser le travail à faire de façon journalière et d’obtenir un aperçu sur la semaine. Ces gestionnaires de tâches constituent la pierre angulaire de toute bonne organisation et t’aideront à ne rien oublier. La to-do-list en version papier ne manque pas d’atouts non plus. Tu l’as toujours sous la main et elle te réserve le plaisir de pouvoir rayer ce qui a été fait. Une bonne façon de juger de ton efficacité en temps réel ou de te remotiver si tu es moins performant.

Repérer les compétences à mobiliser

La dispersion est un fléau terrible pour notre cerveau. Afin de ne pas l’épuiser trop vite, évite d’aborder de front des tâches exigeant de mobiliser trop de compétences différentes en même temps. Le mieux est de regrouper celles qui font appel à des capacités similaires sur le même créneau horaire. Cette organisation te fera gagner en rapidité et en fluidité dans ton travail.

Évaluer son potentiel de productivité

Il existe tellement de facteurs influant sur notre niveau d’efficacité qu’il n’est pas toujours facile de déterminer le moment de la journée où l’on est le plus performant. Cela dit, on a tous des pics d’énergie et de vitalité, dont la durée est en moyenne de 90 minutes. C’est ce qu’on appelle les cycles ultradiens. Pour certains, c’est le matin. Pour d’autres, c’est après la pause-repas ou le petit café de l’après-midi. N’hésite pas à tirer parti de ton expérience pour bien évaluer ton potentiel de travail et ne pas te surcharger. Il te sera d’autant plus bénéfique d’identifier les phases et les creux de productivité imposés par ton horloge interne que tu pourras ainsi répartir les tâches en fonction de leur complexité.

Apprendre à mieux se concentrer

Une bonne concentration te rendra plus rapide et efficace. Charge à toi d’éliminer toutes les sources de distractions qui détournent ton esprit des tâches à accomplir. À l’instar du directeur de Twitter, Jack Dorsey, tu peux créer une to-don’t-list qui récapitulera toutes les choses à ne surtout pas faire, pour être sûr de rester concentré: envoyer des mails privés, consulter ses réseaux sociaux, répondre au téléphone à sa belle-mère hyper-bavarde, etc. Et pourquoi ne pas écouter de la musique instrumentale? Selon plusieurs études, elle boosterait la concentration.