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Réunions avec ton patron: 6 conseils pour les optimiser

Les réunions de travail avec son chef font partie des tâches auxquelles tout bon collaborateur doit s’astreindre. Impossible d’y échapper! Elles sont même cruciales pour le bon déroulement des projets et une coopération parfaitement ajustée entre les différents membres de l’équipe. Le problème, c’est qu’on s’en remet souvent à son supérieur pour assurer leur efficacité. Or, les employés ont aussi un rôle à jouer pour les rendre fructueuses. Voici 6 conseils qui t’aideront à réussir haut-la-main tous les entretiens avec ton manager.

1- Fixer un ordre du jour clair

Si tu arrives les mains dans les poches sans avoir réalisé le moindre travail de préparation, l’entrevue avec ton chef risque de tourner court et de laisser chacun insatisfait. L’improvisation est l’ennemi n° 1 d’un débriefing de qualité entre collaborateurs. L’enjeu de la réunion doit être parfaitement établi, de même que les différents sujets à aborder. Si c’est ton supérieur qui a sollicité ce tête-à-tête, n’hésite pas à lui demander les points qu’il souhaite traiter afin de pouvoir mieux t’organiser, apporter les documents nécessaires et ébaucher une réflexion préalable. Dans le cas où tu serais à l’initiative de cette réunion, envoie un mail à ton manager pour lui donner un aperçu synthétique de l’ordre du jour.

2- Faire le point sur les dossiers en cours

Pour bien débuter un meeting en one-on-one, il convient d’informer ton patron de l’avancée des projets, des résultats obtenus, des retards ou du changement de cap de certains dossiers en fonction des demandes des clients. Bien sûr, il faut t’en tenir aux grandes lignes et ne pas entrer dans les détails, au risque de perdre un temps précieux pour les sujets qui méritent d’être approfondis.

3- Aborder les problèmes

Cette discussion avec ton supérieur est l’occasion idéale pour soulever les problèmes liés à la gestion de certains dossiers. Cette approche critique nécessite évidemment une préparation de ta part. Avant la date de la rencontre, recense les difficultés rencontrées pour mener à bien tes projets, telles que les lenteurs administratives entre les différents services, les lacunes dans le suivi client, etc. Tu pourras ainsi mettre à profit la réunion pour demander des suggestions et remédier à ces problèmes. Soucieux de la satisfaction de ses employés et du bon fonctionnement de l’entreprise, ton patron aura à cœur de répondre à tes questions ou de les faire remonter à sa hiérarchie. Montre-toi aussi proactif en faisant des propositions. Cette concertation commune permettra de trouver la meilleure réponse aux dysfonctionnements internes.

4- Respecter le timing

Le problème avec les entrevues avec son patron, c’est que le temps est souvent compté car chacun a son lot de taches à effectuer et de rendez-vous à honorer dans la journée. Autant dire que tu n’as d’autre choix que d’avoir une organisation au top et une préparation millimétrée pour éviter les digressions et parer au plus urgent. En cas d’imprévu, il vaut mieux demander à reporter la réunion que d’avoir un face-à-face bâclé qui n’aboutira pas et nécessitera… un nouveau rendez-vous!

5- Pérenniser son investissement dans l’entreprise

Ces réunions sont une véritable opportunité pour montrer ta motivation et ton désir de progresser. Si un autre secteur d’activité de l’entreprise te passionne ou que tu aspires à plus de responsabilités, fais-en part à ton chef au détour de la conversation. Il pourra ainsi te conseiller des formations ou t’arranger une rencontre avec le responsable d’un autre service. De même, si le rythme de travail que t’impose ton supérieur te paraît difficile à tenir, profites-en pour le lui dire. Avec tact et diplomatie bien sûr, car ton but n’est pas de le froisser. Vous pourrez réfléchir ensemble au meilleur moyen d’améliorer tes conditions de travail et d’entretenir ta motivation.

6- Prévoir les prochaines actions

Ne quitte pas le bureau de ton chef sans avoir une feuille de route claire pour les semaines à venir. Afin de garantir une coopération efficace, chacun doit savoir quelles sont les tâches prioritaires qui lui incombent, qu’il s’agisse de contacter un client, de de préparer une présentation ou de consulter le PDG. Cette check-list peut s’accompagner d’un planning qui te permettra d’avoir une visibilité sur les étapes à venir. Après la réunion, dresse un compte rendu concis des actions prévues et fournis-en un exemplaire à ton supérieur. Au vu de son emploi du temps chargé et des différents projets qu’il doit mener de front, il appréciera cette initiative, qui lui permettra d’avoir un récapitulatif sous la main et de ne pas te convoquer à nouveau pour lui rafraîchir la mémoire!

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