Die 7 Geheimnisse der Produktivität
Produktivität – In unserer modernen Gesellschaft hetzen wir oft von einem Termin zum nächsten und schaffen es meist trotzdem nicht, unsere täglichen Ziele zu erreichen. Stattdessen müssen wir Dinge, die wir eigentlich schnell erledigen wollten, aufschieben und vertagen. Produktiv zu bleiben und so persönliche und berufliche Aufgaben rechtzeitig zu meistern, gelingt mithilfe einiger Tricks jedoch ganz leicht. Lesen Sie hier unsere 7 Produktivitätstipps, die Ihnen dabei helfen, durch ein gutes Zeitmanagement zu mehr Effizienz zu finden.
1 Kommen Sie zeitraubenden Aufgaben auf die Schliche
24 Stunden – so viel Zeit steht uns täglich zur Verfügung. Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement, indem Sie ganz objektiv Ihren Tagesplan unter die Lupe nehmen und untersuchen, wie Sie ihn umsetzen.
Der Trick? Erstellen Sie eine detaillierte, stündliche Übersicht, die Ihre Aktivitäten vom Aufstehen bis zum Schlafengehen auflistet. So entdecken Sie, wo sich zeitraubende Aufgaben verstecken, die Ihre Produktivität negativ beeinflussen.
2 Planen Sie Ihren Tag
Am Ende der Woche haben Sie das Gefühl, den Überblick verloren zu haben und Ihre Ziele, die Sie sich zu Beginn der Woche gesetzt hatten, sind auch nicht erreicht? Dann ist es Zeit, eine To-do-Liste zu erstellen – so können Sie Prioritäten setzen und Ihren Arbeitstag genau planen.
Der Trick? Aktualisieren Sie Ihre To-do-Liste täglich. Markieren Sie jeden Morgen die 3 Aufgaben, die unbedingt noch am selben Tag erledigt werden müssen. Widmen Sie sich früh am Morgen, wenn Sie sich ausgeschlafen und fit fühlen, den Projekten, die besonders viel Aufmerksamkeit und Konzentration verlangen.
3 Machen Sie klar Schiff
Nichts hilft uns besser dabei, konzentriert und strukturiert zu arbeiten, als ein gut organisierter Arbeitsbereich.
Der Trick? Bevor Sie sich am Freitag in den Feierabend verabschieden, räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und legen Sie sich Ihre Unterlagen für den kommenden Montag bereit – so gelingt Ihnen ein erfolgreicher Start in die neue Woche.
4 Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools
Es gibt verschiedene Tools, die dabei helfen, unseren Tagesplan zu strukturieren und die zu erledigenden Aufgaben täglich sinnvoll zu verteilen.
Der Trick? Jede Menge kostenlose oder zahlungspflichtige Apps und Online-Programme helfen bei der Terminplanung. Auch klassische Methoden wie der gute alte Terminkalender, ein Notebook oder eine Excel-Tabelle haben sich bewährt.
5 Vermeiden Sie Prokrastination
Die Versuchung, besonders ungeliebte Aufgaben immer weiter aufzuschieben, ist groß – bis sie schließlich unter Zeitdruck und unnötigem Stress bewältigt werden müssen. Gliedern Sie solche Projekte in einzelne Arbeitsschritte – dadurch wirken sie weniger zeitaufwändig und sind leichter zu managen.
Der Trick? Kalkulieren Sie die vorgegebenen Fristen für Ihre verschiedenen Projekte mit ein und planen Sie eine Fertigstellung noch vor dem Fälligkeitsdatum . So vermeiden Sie den Stress, der bei einer verspäteten Abgabe entsteht und können unvorhergesehene Schwierigkeiten besser händeln.
6 Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe
Multitasking ist ein absolutes No-Go, wenn Sie Aufgaben effizient bewältigen möchten – der menschliche Geist ist nicht in der Lage, zwei Dinge gleichzeitig zu erledigen. Das gleichzeitige Verrichten mehrerer Arbeiten ist im Job oft Fehlerquelle Nummer eins und führt zudem zu Zeitverlusten. Beim Multitasking müssen wir Höchstleistungen in Sachen Konzentration vollbringen – dies führt schnell zu Erschöpfung und senkt damit unsere Produktivität. Studien haben sogar gezeigt, dass bei Menschen, die von Telefonanrufen und E-Mails abgelenkt werden, der IQ um bis zu 10 Punkte sank.
Der Trick? Arbeiten Sie Aufgaben der Reihe nach ab, um sich nicht zu verzetteln. Reservieren Sie sich täglich einen festen Zeitraum, in dem Sie E-Mails beantworten.
7 Delegieren Sie
Wenn wir alles selbst erledigen möchten, kommen wir schnell ins Schleudern. Stress und Erschöpfung sind die Konsequenz und verringern unsere Leistungsfähigkeit. Zögern Sie nicht, um Verstärkung zu bitten, wenn Ihnen eine Aufgabe über den Kopf zu wachsen scheint.
Der Trick? Besprechen Sie sich bereits im Vorhinein mit den jeweiligen Kollegen, an die Sie einen Teil Ihrer Aufgabe übertragen. Kommunizieren Sie dabei klar, wobei Sie Hilfe benötigen und einigen Sie sich auf eine Frist, die genügend Spielraum bietet, falls es zu Problemen kommt.